Lorsque l’on est gérant d’une entreprise ou bien simplement en charge du personnel, on peut parfois être amené à gérer l’organisation de grands événements comme un séminaire. Souvent, il s’agit d’événements qui prennent place une à deux fois par an, afin de rassembler les différents services de la société et de présenter les chiffres de l’année précédente et les objectifs de l’année à venir. Vous êtes dans ce cas et vous ne savez pas vraiment comment procéder pour organiser un séminaire ? Voici quelques étapes pour vous aider à y parvenir.
Gérer le lieu
L’étape la plus importante va être celle du lieu. En effet, vous allez devoir trouver un endroit convenable pour organiser ce séminaire incentive ou plus classique. Vous devrez prendre en compte plusieurs paramètres. Tout d’abord, vous devez prendre en compte le nombre de participants. Veillez à prévenir en amont les personnes qui devront y participer. Généralement, le séminaire se déroule sur une journée à laquelle les salariés sont « obligés » de participer, même s’ils le font la plupart du temps avec entrain.
Vous devrez donc trouver un lieu qui pourra accueillir tout le monde, ainsi que les différentes activités que vous aurez prévu. Vous devez faire en sorte de toujours faire valider vos choix par la direction afin de ne pas commettre d’impair. N’hésitez pas à trouver un lieu qui soit assez proche de votre lieu de travail. En effet, le but n’est pas non plus de faire des heures de route pour passer uniquement une journée sur site. Pour cela, internet vous aidera à trouver différentes salles de réception. Vous pouvez également demander à la mairie de votre ville si vous manquez de connaissances concernant les différents locaux disponibles à la location pour ce type d’événement.
Trouver des activités
Une fois que le lieu et la liste des invités sont bouclés, vous pouvez vous atteler à la tâche la plus difficile : les activités. Généralement, il s’agit de présenter les différents chiffres durant une grande réunion qui se tient le matin. Vous pouvez prévoir un petit déjeuner suivant l’heure à laquelle arriveront les collaborateurs. Rendez votre présentation vivante : le but n’est pas d’assommer vos salariés de chiffres incompréhensibles. Il faut avant tout motiver les troupes, encourager et féliciter pour les résultats de l’année passée.
Vous pourrez ensuite profiter d’un repas le midi qui sera servi par un traiteur. Vous avez toute l’après-midi pour une activité ! Encore une fois, si vous manquez d’inspiration, n’hésitez pas à demander conseil à des agences d’événementiel qui sont spécialisées dans l’organisation de séminaire. Vous trouverez également beaucoup d’inspiration sur internet. Enfin, n’hésitez pas à demander autour de vous des conseils : peut-être que des proches auront déjà vécu un séminaire marquant. Vous pouvez vous inspirer des idées des autres !
