Il est possible de devoir être amené à organiser certains événements. Si ce n’est pas votre métier, il y a tout de même quelques astuces à suivre si vous souhaitez organiser un événement à caractère festif ou sportif, par exemple. Si vous faites partie d’une association et que vous souhaitez organiser un événement caritatif, les conseils seront les mêmes. Il y aura évidemment des démarches à respecter pour le bon déroulement de l’organisation et de l’événement. Voici tout ce que vous devez savoir si vous devez organiser un événement.
Les démarches en amont
Avant de vous lancer dans l’organisation de l’événement, il faut savoir qu’il est possible de confier cette tâche à un organisateur événementiel en Charente Maritime, ou dans n’importe quel autre département de France. Si vous tenez à organiser l’événement vous-même, voici ce qu’il ne faut pas louper avant de commencer. Il faudra toujours commencer par déclarer l’événement. S’il s’agit d’un événement culturel, vous pouvez le déclarer aux autorités compétentes. Il s’agit de la mairie de la commune dans laquelle la manifestation aura lieu. Il peut également s’agir du préfet du département ou au préfet de police, suivant les cas. Il faudra déclarer l’événement entre 3 et 15 jours francs avant la date de la manifestation.
La déclaration de l’événement doit contenir certains éléments, comme une lettre de demande d’occupation temporaire du domaine public. Il précise le but de la manifestation, mais également d’autres informations comme l’emplacement et le nombre de personnes attendues. Une liste des membres de l’équipe d’organisation devra également être fournie. Enfin, si l’événement a pour but de se déplacer, il faudra annoncer l’itinéraire prévu.
Pour certains cas particuliers, comme les compétitions, il faut également contacter la fédération sportive concernée. S’il s’agit d’un rassemblement de véhicules à moteur, il faudra également faire des déclarations particulières et demander certaines autorisations. Attention ! Si l’autorité à qui vous avez fait votre demande décide d’interdire l’événement ou de l’autoriser sous certaines conditions, vous devrez obligatoirement respecter cette décision sous peine d’une amende à hauteur de 7 500 € et d’un emprisonnement de 6 mois.
La sécurité : un point essentiel
Si vous avez le feu vert, c’est parti ! L’organisation de l’événement peut commencer. Chaque événement aura sa propre organisation. Néanmoins, il y a un point commun à toutes les catégories d’événements : la sécurité. Pour bien sécuriser votre événement, il faudra penser à certains détails. Par exemple, la circulation des véhicules ne devra pas être entièrement coupée en raison d’éventuels passages obligatoires de véhicules de secours ou de riverains.
Concernant la sécurité des participants, il faudra prévoir votre propre service d’ordre. Le préfet ou le maire peut toutefois imposer un service d’ordre externe. Une fois que votre événement sera terminé, il faudra veiller à bien nettoyer et remettre en ordre les lieux utilisés. Organiser un événement n’est pas chose facile, et l’événementiel est un vrai métier ! Toutefois, avec du courage et du travail, vous pourrez réussir à organiser votre manifestation.
